2022.2.22 ゾロ目吉日!大規模カンファレンス「ビザスク Innovation Day」の舞台裏
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2022.2.22 ゾロ目吉日!大規模カンファレンス「ビザスク Innovation Day」の舞台裏

こんにちは、伸ばしたSlackスレッドは数しれず。マシンガンチャットで定評のあるマーケティングチームの梅木と、インサイドセールスチームの吉田です。

2月22日にビザスク史上二回目の大型カンファレンスを開催しました。本日はそのカンファレンスの裏側を、運営の中心を担った二人から皆様にお届けします!

(左から)梅木、吉田

梅木:マーケティング担当。リード獲得に関わるところを中心に、Web広告やMA、サイト制作など幅広く担当。カラオケ部 部長として、社内のカラオケ文化醸成に尽力する。

吉田:インサイドセールス担当。商談創出に向けたヒアリングやフィールドセールスへの引き渡し、クライアントに登壇いただく事例セミナーの企画運営などを担当。詳しい自己紹介は10問10答 へ。

2回目のカンファレンス開催にむけて

梅木:前回が2月開催だったので次回も同じ頃が良いだろうということで、昨夏から本格的に実施に向けた準備が始まりました。

「ビザスク Innovation Day」という名前の通り、ビザスクのカンファレンスは「イノベーション」をテーマに開催をしています。イノベーション創出に携わっている方々やアカデミアの方々に登壇いただき、新規事業開発に携わっている方にとって有益な情報を提供すべく、コンテンツの企画を進めていきました。

吉田:私は前回携わっていなかったのですが、ある日上司のみやゆうさんからカンファレンスの話題を振られ「面白そうですね!」と返答したところ、気づいたらコンテンツ準備でカンファレンス運営に携わることに・・。これがベンチャーかって思いました(笑)

昨年のカンファレンスからコンテンツもアップデートすべく、有識者の講演に加え、実際に新規事業開発に携わっている方のリアルな体験談が聞ける場を増やし、視聴者にとってより実用的な内容になるようと企画しました。

大手企業で実際に新規事業開発を経験しサービスリリースされた方、スタートアップで事業開発に取り組まれている経営者、社内で新規事業開発制度の運営をされている方などに登壇を依頼し、当日のセッションを決めていきました。

ビジュアルコンセプトが決まるまで

梅木:前回のカンファレンスは初回開催だったということもあり、正直なところ、細かいビジュアルまで気にかけて準備をすることができていませんでした。今回はその反省を活かし、しっかりと時間をかけて準備していこうと考えていました。

ありがたいことにデザイナーの東根さんが、ビジュアルコンセプトを決める最初の段階からサポートしてくれることになり、本当にざっくりとしたカンファレンスのテーマを伝えたところ、様々なビジュアル案を用意してくれました

そこからやり取りを何度か繰り返し、最終的にファーストペンギンになぞらえた「ペンギン」を全面に押し出したビジュアルに決定しました🐧

ペンギンという分かりやすいシンボルの効果で、見た目のインパクトはばっちり。一方であまりにペンギンを強調すると水族館の広告?と思われてしまう懸念もあったので、きちんとビジネスカンファレンスということが伝わるよう調整をしていきました。

カンファレンス前日:オフィスが1日で豪華会場へ早変わり

登壇スペース
テレビ局さながらの映像・音響設備

吉田:今回、カンファレンスを準備する上で重要視したのが、会場装飾と配信品質です。

せっかく豪華な登壇者を迎えて開催しますし、オンライン配信でみなさんに快適に参加いただけるよう配信のクオリティにもこだわりました。また、前回は貸会場を利用しましたが今回は自由に会場を装飾できるように、ビザスクのフリースペースを活用して実施することにしました。

開催前日、装飾と配信をサポートしてくださる会社さんが会場装飾や機材設営に入り、気づけばビザスクのフリースペースはテレビ局のセットのように!いよいよカンファレンスが始まるんだなという実感が、強くなっていきました。
リハーサルも念入りに行い、いよいよ明日は本番!

ナレーションの練習をする今井さん
前日リハーサル

カンファレンス当日:いざ本番!

梅木:端羽さんの挨拶、スピーチでいよいよ「ビザスクInnovation Day2022」が始まりました!
事前準備を念入りに行ってはいたものの、なかなか予定通りにはいかないのがイベントです。配信をしている裏側では、細々としたトラブルが生じていたため私もドタバタしながら対応に奔走していました。

登壇者の皆様のセッションはどれも素晴らしく、対応に追われながらも素晴らしい内容をたくさん聞くことができました。こだわった甲斐あって配信のクオリティも非常に高かったです。一視聴者としてちゃんと視聴したかったですね(笑)

カンファレンスは6セッションから構成していたので、当日朝の8時から準備に入り、本番が終わって全てが片付いたのは夜の8時。会場装飾と機材の片付けが終わり、オフィスが元通りになったのを見て終わったんだなと実感し一息つけました。

最終的に3,500人を超える方に申し込みいただき、大勢の方にご視聴いただきました。視聴者アンケートの満足度は88.5%と非常に高く「自社の新規事業開発に役立てたい」といった声もいただけ、大成功に終わったカンファレンスだと思います。

ご登壇いただいた皆様、ありがとうございました!

こちらから、アーカイブ視聴をお申込いただけます!

カンファレンスを終えてみて

吉田:数千人規模の方にご参加いただく大規模カンファレンスの運営に関われたことは、勉強になることが多く、なにより楽しかったです。

登壇者の方との事前打ち合わせでは、こちらから「こんな形で話してほしい」と一言ご提案すると、登壇者の皆様同士で「こうしよう。ああしよう」とどんどん話を進めてくださり、会話の中でそれぞれの方のご経験や事業に対する想いを伺えたのはわくわくしましたし、勉強になりましたね。

カンファレンスの規模も年々大きくなってきているので、ぜひ次回実施の際にはより多くの社員に関わってもらえたらいいなと思っています。興味がある方は、次回準備の際にお声がけください!

梅木:自分は2回目だったので前回ほど緊張することはなかったのですが、これだけ準備に時間をかけ、多くの方を巻き込むイベントはなかなか大変です。

今回はこの二人が準備の中心を担ったとはいえ、当然二人だけではカンファレンスを開催することはできません。当日は社内の様々な方に運営の協力をお願いしました。セッションのモデレーターをしてくださった端羽さん、あきさん、木下さん、田鍋さん、みやゆうさん、七倉さん。

影ナレーションを担当し、社内からアナウンスメントがプロのようだと言わしめた今井さん、お土産のセンス抜群で登壇者の方からも絶賛されたるり子さん、ビジュアル全般をリードしデザイン対応してくれた東根さん、あらためてご協力をいただいた皆様、ありがとうございました!

(左から)今井さん・梅木・吉田・東根さん・みやゆうさん

おまけ(Ruriko’s Choice)

元敏腕秘書のるり子氏が選ぶ今年の逸品はこちら!
CAFE OHZANのスティックラスク。ご本人曰く、軽さ、華やかさ、保存性、個別包装を兼ね備えた様は「手土産界のエース」
登壇者から「家族にも喜ばれて仕事がしやすくなった!」と絶賛のお言葉もいただきました。

ぜひ、皆様もお土産に迷った際の参考にしてみては。

前回のカンファレンス記事はこちら


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