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初の大規模カンファレンス「ビザスク Innovation Day 2021」〜ボクらの舞台裏〜

2021年2月24日、ビザスクで初となる大規模なカンファレンスを実施しました!

緊急事態宣言下での開催となったため、オンラインでの実施となりましたが、4000名を超える方にご応募いただき、参加者様の満足度も94%と「成功」だと言える結果となりました。

今回はこのカンファレンスについて、開催までの裏話を皆さんにご紹介します!

ご挨拶が遅れました。今回記事を書かせていただくのはCEO室の山田です!私は2020年1月にビザスクに入社し、インサイドセールスを経験し、現在はマーケティングを担当しています。以前から法人のお客様向けのウェビナーの企画・運営を担当していたこともあり、今回のカンファレンスでは同じマーケティング担当の梅木さんとともに企画から運営まで担当しました。

【企画編】急に言われても、、どういうテーマで開催するねん、、

今回のオンラインカンファレンスですが、本を正すとCEO端羽さんの鶴の一声が全ての始まりでした。

以前より大規模なイベントの計画はあったものの、コロナの影響もあり議論には至っていませんでした。しかし端羽さんからの「もし今後オフラインでやるなら先にお試しでオンラインでやってみると、今後大きなイベントやるときの経験にもなっていいんじゃない?」「オンラインで参加者を集められないのにオフラインのイベントで人を集められるはずがないだろう!」という若干煽りも交えた発言に乗るような形で、今回のカンファレンスを開催することになりました。

この時既に11月。ビザスクは2月末決算なので今期中にやるならどう頑張っても2月実施が現実的。ということで2月24日を開催日と設定して動き出しました。

しかし、ビザスクは数千人規模の自社イベント運営の経験もなく、そもそもカンファレンスやるのは良いけど「何をテーマに?」という状態。

一般に「カンファレンス」というのは、「学術的な会議や研究会、協議会、検討会」のことをいうのですが、会議をやるのは決まったけど、議題が決まっていないというおかしな状況でスタート。ビザスクあるあるのスピード命の見切り発車です。

とはいっても、担当としてぶーたれているわけにはいかないわけで。ビザスクをどのように見せたいのか、だれに参加してほしいのか、参加した結果どういう風になってほしいのかを考えた結果、自然と「イノベーション」がテーマとして浮かび上がりました。

ビザスク自体がイノベーティブなサービスを提供していて、かつ、ご依頼者様とアドバイザーをマッチングすることによって、新しいアイデアやイノベーションを生み出すお手伝いをしている。そのように捉えたわけです。

そして「イノベーション」を大テーマとし、デジタルテクノロジーの活用や創造性を発揮する個人や組織のあり方を中心に知見を深めることができる場にすることがカンファレンスの目標となりました

当然、すべてのノウハウがビザスクにあるわけでは無いので、社外の有識者の知見を借りる必要があります!ビザスクの周りにはたくさんの素晴らしい有識者の方々がいらっしゃるので、そのお力を活かさない手はありません。

【登壇者探し編】テーマは決まったけど、誰に登壇してもらおうか、、

結果からいいますと、日本や世界を代表する各領域のキーパーソンに賛同いただき、登壇いただくことができました!(ビザスクの日頃の行いのおかげですね)

「日本のインターネットの父」と呼ばれる慶應義塾大学の村井純教授や日本の経営学会のフロントランナーであられる早稲田大学の入山章栄教授。

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左:ビザスク瓜生さん 右:慶應義塾大学 村井教授

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左:早稲田大学 入山教授 右:ビザスク 宮崎雄さん

また、事業会社の取り組みの紹介では小松製作所、ダイキン、・・などの名だたる大手日本企業のキーパーソンの方々にご協力いただけました。

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左:i.lab 横田氏 右:ビザスク 七倉さん

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左から:ビザスク 端羽さん、IDEO 野々村氏、
富士フィルムHD 小島氏、リクルート 渋谷氏、ビザスク 田中亮さん

裏話としては、村井教授は以前ビザスクの社内イベント「VIsasQ school」で登壇いただいたご縁、入山教授は登壇の場で端羽さんがご一緒したり入山さんのラジオ番組にゲスト出演したご縁の中でご依頼をさせていただきました。

事業会社の皆様はビザスクを活用いただいているクライアントであったり過去にセミナーへご登壇いただいていたり、と全て今までの関係性の中でご依頼をすることができました。改めて、すべてのステークホルダーに胸を張れるような仕事を日々日々行っていかなければならないと感じた次第です。

私はすべての登壇者様へのご依頼から講演内容の事前の打ち合わせまで対応したのですが、事前準備の段階から「たくさんの方に観てもらうべき価値のあるものだ!」「カンファレンスの成功が見えてきた!」と感じるくらい大変ワクワクするお話を伺うことができました。特に複数の方に登壇いただくセッションの事前打ち合わせでは、登壇者の皆様がZOOM上で打ち合わせを行い大いに盛り上がりました。「これをClubhouseで流して前哨戦みないな形でも良かったかも」というスケベ根性もでてきた程です。

一方で、運営の立場として、集客が少なかったり当日の運営でヘマをしたりなど、絶対にスベることができないな、という気持ちでいっぱいでした。

当時はこんな期待と不安を胸に抱きつつ企画内容を固め、配信するスタジオや集客方法についても並行して決めていったのです。

【会場準備編】初めてやから何が必要かわからん、、そんなときは、、

まず、運営をサポートしていただける会社や会場、また集客方法についてのリサーチを進めました。リサーチといえば、ビザスクのスポットコンサル!ということで、当たり前のようにビザスク経由でアドバイザーへインタビューを実施しました。

事業会社で大きなイベントを複数回開催した経験のある方と、イベント会社の代表の方などに根掘り葉掘り、おすすめの運営会社や必要な設備(会場、カメラ、マイク、配信ツールなど)、効果的な集客方法などをスポットコンサルで伺い、情報収集を行いました。

私も梅木さんも初めての運営だったので、本当にアドバイザーへのインタビューがなければ成功には至らなかったと今になって思います。やっぱりビザスクは素晴らしいサービスです。

結果、会場は永田町にあるGRIDさんのスペースをお借りし、撮影の支援もいただくことになりました。GRIDさんは「すべてがシェア可能」なコミュニティ型マルチワークスペースということで、コンセプトとしても知見のシェアであるビザスクと合っています。

集客については4000名を目標とし、その分たんまり予算もいただき動き出しました。普段のセミナーはfecebook広告をメインに出稿していますが、今回は規模も大きいということもあり、今後の集客経路の拡大も見据え幅広いチャネルを検討しました。

結果として目標は十分に達成でき、さらにチャネルごとの良し悪しも把握できるなど集客以外でのメリットがありました。梅木さんいわく「今後のマーケティング活動に活かせる情報は十分収集できた!」、「広告のことは俺に任せろ!」とのことです。

その他、今回はオンラインでの配信ということもありyoutubeLiveを活用しましたが、登壇者の配置や映り方、実際の映像の切り替え手順、スライドの映し方など、地味ですが見栄えに直結する非常に重要なことを詰めていきました。

しかし、実際の現地でのリハーサルができなかったり、遠隔の登壇者の方との音声確認が十分でなかったなど、反省点もいくつか出てきました。次回以降は十分に準備する時間を設けるなど今回の反省を活かしていきたいです。

そんなこんなで登壇者との講演内容も固まり、会場の準備も整いました。集客も前日には3900名を突破!し、緊張と興奮を胸に当日を迎えました。

【当日運営編】味覚を失う程の緊張感、、

さて、無事当日の朝を迎えました。

カンファレンス自体は13時開始でしたが、当日9時には会場入りをし、最終の撮影の流れを運営のGRIDさんのチームと行いました。ただ、ここまで来ると特に我々が行うことはなく、私なんかはただ緊張した面持ちで無駄に立ったり座ったりして、GRIDさんに「そこ線あるから踏まないで」と言われるぐらいのことしかしていませんでした。

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梅木さんはテキパキやることを進めていましたが、実は緊張しすぎて1週間前から味覚を感じなくなったとのこと。この方の重責を考えるとそりゃそうだな、とも思うわけです。(もちろん、新型コロナの症状ではなかったそうです。)

また、当日の準備で重要なことがあります。それは「差し入れ」です。登壇者の方がいらっしゃった際に少し控室でお待ちいただくのですが、そのとき差し入れをお出しします。差し入れによって機嫌を損ねる芸能人もいると。折角ならご協力いただきくみなさまにナイスな差し入れを!と、元秘書な岩﨑さんに選んでもらいました。せっかくなので今回ご用意したものを紹介します。

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もちろん味も大変美味しいのですが、岩﨑さんいわく選定のポイントは「気分が上がる見栄えの良さ」と「新型コロナ対策を兼ねての個別包装」とのことです。
隅々まで配慮が行き届いており、素晴らしいです。このあたりの配慮や心配りがインサイドセールスとして活躍されている背景にあるのだと思います。頭があがりません。

そんなことに感心しているうちに最初の登壇者である村井教授がお越しになったということでお迎えにあがり、本番直前を迎えました。

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本番直前:緊張した面持ちのお二人

しかし後10分で開始、というところで登壇者より資料の差し替えのご相談を受け、急遽差し替え。そんなこんなで端羽さんオープニングトークの時間に。しかも最後の最後でドタバタしていたため流れる予定のオープニングムービーが流れない、というちょっとしたトラブルがありましたが、それ以外は概ね大きなトラブルもなく配信が開始されました。

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あとは配信中も次のセッションの登壇者の方のお迎えや最終確認をぐるぐる行い、気づけば最後の入山教授のセッション。私はこのセッションしか現場で見ることができなかったのですが、目の前で繰り広げられる入山教授の熱意あふれるプレゼンテーションを浴び、短いけれども充実したカンファレンス開催に至るまでの経緯を思い起こしながら達成感を味わっておりました。

最後に

最終の結果としては、以下のような数値となりました。

応募者数:4,077名
視聴者数:1,300 〜 1,500名(平均)
満足度 :93.6%
(大変満足/満足/普通/不満/大変不満のうち、大変満足/満足が選ばれた割合)

また、視聴いただいた方より、多数のコメントをいただいておりますのでご紹介したいと思います(※一部抜粋)

「全部の話が刺激的で面白かった。2020年から今日までに聞いたウェビナーでぴかいちでした。」
「飽きない展開でメモを取るのに必死になりました」
「まさに現在直面している課題に対するヒントが得られ、非常に興味深い内容で大満足です。」
「オンラインであるにも関わらず、皆さんの熱量が伝わってきて大変良いセミナーでした。」
「全てのセッションの内容が素晴らしく、集中して聞けた4時間でした。」
「ビザスク様をこのオンラインセミナーで初めて知りましたが、まさに今必要な会社だと思いました。次回も楽しみにしております。ありがとうございました。」
「各企業の具体的な取組がリアルに聞けて大変参考になりました。非常に興味深いイベントで、知のプラットフォーマーとしてさすがビザスクさんだと改めて実感いたしました。ありがとうございました。」

もちろん、多くは登壇者様に対するご評価ではありますが、ビザスクに期待を寄せていただいている参加者様のお声もたくさんいただきました。改めて、より良いサービスをすべてのお客様に提供しなければならないと感じるところであります。そして、そのためにはたくさんお客様や有識者から学び、私自身が挑戦者として、チャレンジをすることでたくさんのイノベーションに貢献できるのだと思います。

是非、みなさんもCEO室マーケティングチームにご期待ください!



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