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非エンジニア社員も自ら業務を自動化!Zapierを駆使しバツグンに生産性向上をした話

こんにちは。ITチームの大瀧です。
突然ですが皆さん、Zapier使っていますか??私は毎日使っています。笑
今回は、上期から「Zapier道場」まで立ち上げて私が広めまくり盛り上がっているZapierについてPF事業部の白石さんからお話を聞いてきました。

Zapierとは
忙しい人のための自動化アプリケーション
何ができる?
好きなワークフローを作成して業務を自動化できる
特徴
ノンプログラミング!様々なWebサービスと連携可能!

白石さんはご存じの通りエンジニアではないですが、Zapierを活用してビジネス業務をどんどん効率化されているそう。白石さんが効率化に取り掛かったきっかけや想い、やってみて感じたことやわかったこと等を対談形式でお届けしたいと思います。

登場人物紹介

Zapier対談

(写真:左)
白石 久美子 PF事業部
PF事業部で国内シンクタンク・コンサルティングファームのお客様を担当。いつの間にやらプロジェクトマネージャーとしては事業部で一番の古株に。。
(写真:右)
大瀧 瑞 コーポレートG ITチーム
Zapierを広めるべく、ハンズオン研修からZapier質問相談チャンネル「Zapier道場」の運営、個別相談まで幅広くこなします。slackでzapierとつぶやくと現れるかも。

Zapierを活用しようと思ったきっかけ

:本日はよろしくお願いします。

:お願いします。

:さっそくですが、現在多くの方がZapierを使って業務を自動化していますよね。Zapierは今年に入ってから社内で本格的に活用され始めたんですが、白石さんが使い始めた「きっかけ」ってなんだったんですか?

:きっかけは、2月に大瀧さんが開催してくれた初心者向けの説明会ですね。Trelloのカードを作成するサンプルシナリオをみて「Zapierを使うとTrelloのカードを自動的に作れるのか!使ってみたい!」と思いました。

:なるほど!具体的な活用方法をイメージできたことがきっかけになったと。私もこの半年間Zapierの活用相談会を毎週開催していて感じたんですが、「Zapierが何なのかはわかった。次にZapierを使うとどんなことができるのかが知りたい。」という質問をたくさん受けました。利用する方々はもう少し具体的な活用イメージを知りたがっているんですね。

:そうそう。活用事例の説明会がなければ、イメージがつかず、まだ活用していなかったかもしれないです。それと、もう1つきっかけになったことがあって。ビザスクでは、ものすごい勢いで日々システムが進化していくんですけど、以前は手作業だった作業がシステム化されていって…システムの方が私より賢くなっていくって話をしていたら、エンジニアの人に言われたんですよ。「システムで判断ができることはシステムに任せて、人が考えるからこそ価値を提供できる部分に時間を割いてください!」って。

:なんという名台詞。すごくよくわかります。(ITチーム的に)

:当たり前のことなんですけど、改めて言われてとても納得感があって。それから1ヶ月くらい、私達がやっている業務を見ながら色々と考えたんですよ。機械的にできるはずなのに人間がやっている業務って無いかな、と。

そこで改善したい業務の候補になったのが、案件ごとにタスク管理を行うために用意していたTrelloカードの自動生成でした。当時、Trelloのカードに案件のリンクを貼り間違えることがあったり、作成したカードの名称が担当ごとにバラバラだったりしてたんです。これを見て「カードを手動で作成する作業を皆が1日に何回も繰り返しているのは無駄なんじゃ?」と考えるようになったというわけです。

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当時は案件が立つ度に写真のようなTrelloカードを手動で作成していた。
現在はSlack上で必要最低限の情報を投稿すると、Zapierがカード作成、リンク編集、アサイン等を自動的に実行してくれる。

:初めて相談しにきてくれた時、ものすごく「今よりも楽にしたい」という気持ちが伝わってきたけれど、単純に効率化させたいってだけじゃなかったんですね。

:そうなんです。楽にしたい気持ちもありましたが、「1秒でも長くお客様のために考える時間を使いたい!」という気持ちが強かったです。同じ作業の繰り返しやただコピペをする作業は無駄だと気づけるようになったんですよね。これが今でもZapierを活用して業務を効率化しているきっかけになっています。

成果は上々。さらなる改善も。

:そういえば、話題に上がったTrelloカードの作成を自動化することで、普段の業務はどれだけ改善したんですか?

:1つの手順につき作業時間70%カットで、Aチームだけで見ても2時間/月の短縮に繫がりました。数字だけ見ると地味だけど、ケアレスミスが無くなったことを考えるともっと効果が出ているんです!
現状ではさらに改良を重ね、カードの自動作成だけでなく依頼顧客の属性を自動的に表示するなど、従来は人が記憶したり検索したりしていた情報を、Zapierの仕組みで判断できるようにしています。こうやってどんどん効率化を進めているんですよ。

:素晴らしい!ぜひ、Zapierを使い始める前と現状とを比較してどれだけ作業が効率化されたのかを知りたいですね。

:もう1つZapierを活用した仕組みで効果が大きいものとしては、チケット残数のチェック機能があります。例えば、今まではチケット枚数のチェックって人が目視で確認していたんですけど、これをZapierで一定枚数以下になったら自動通知しチケット購入依頼につなげるという仕組みに変えているんです。これはINDチームが活用していたのを真似しました。
人がチケット枚数のチェックをリアルタイムで実施するのは実質無理な話で、私はこの「人がやるのは難しい作業を仕組み化する」点がすごいと感じたんです。これこそ人がやらなくても良い仕事だ!って思いましたね。

Zapier道場という存在

:私達は普段サービス画面に表示されているデータの格納先なんて意識しないので、例えばSalseforceの画面に表示されている情報を取り出したい時に、どの情報を使えば取り出せるのか、とかわからないんですよ。そんな状態でもZapier道場のチャンネルや相談会で「こんなことしたい」と伝えると、シンプルなシナリオを大瀧さんが作ってくれるじゃないですか。
仮であってもシナリオを作ってもらえると非常に勉強になるんです。私は作ってもらったシナリオを触りながらZapierの使い方や仕様を覚えましたし。もし用意してもらえなかったら今の仕組みはできていなかったと思います。

:ありがとう。そう言ってもらえると非常に嬉しいです。これは私のこだわりで、ユーザから問い合わせを受ける度に必ずサンプルという形でプロトタイプのシナリオを提供していました。Zapierの利用を推進する立場だったこともあり、皆さんが足踏みせずにスタートダッシュをいかに早く切れるか、を最優先に考えていましたね。最初は私が作ったシナリオでも良いので使って触って学んでいただき、次のシナリオを作成する際に活かしてもらえればと。

Slack _ _ zapier道場 _ visasQ _ 1 個の新しいアイテム 2020-09-18 13.39.14

Slack上に情報交換できるチャンネルを用意。相談会も毎週開催。
押忍!とコメントすると招待メールが飛んでくる。これもZapierで実現。

:もっと言うと、定期的な相談会の存在は大きかったんですよ。「いつでも聞ける」よりも「相談会があるから聞く」のほうが動機付けがしやすくて。あ、今日は相談会の日だから大瀧さんに聞かなきゃ!とか、前日にテストをやっておこう!とか思えるんですよね。

:テスト!?講義前に予習やっておこうみたいな流れじゃないですか。笑
ただ、それを聞いてちょっと納得できました。いつでもOKというとなかなか重い腰があがらない場合もあるかと思います。むしろ時間枠が決まっていたほうが自主的に動きやすくなるんですね。なるほど。

:そうなんです!相談会があったからこそ、やらなきゃって気持ちが生まれて自分を追い込むことができていました。

実は気になっていたんですが、相談会で皆から同じような質問が来ることがあった時って面倒じゃなかったんですか?

:似たような質問は結構な頻度でありましたよ。ただ、面倒に感じたことは無かったです。自分の知識と技術を提供することで皆が助かるんだ、と考えるとむしろ嬉しかったくらいで。プライドはクソですからね。笑
さらに言うと相談を受けること自体は楽しかったんです。プロトタイプを作っていたのも自分の創作意欲を満たすためにやっている面も少なからずありましたから。私は生産性を高めるという一見脇道に逸れた仕事自体も、いかに楽しんでやれるかってところが、改善の手を止めない文化の根底にあるのでは、なんて思っています。少なくとも私は楽しむことができたので、結果的に相談会の評判が良かったんじゃないかなと。

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この社内事例は、フルリモート体制時にZoomでZapierの紹介を行った時のもの。

効率化するときに心がけていること

:私は白石さんが仕組みを考えてる時に言っていた「効率化のために、ものすごく頑張って実現する仕組みは要らない」というのが一番印象に残っているんですよ。これって仕組み化することにこだわりすぎて時間を使い過ぎてしまうことを避けていたってことですよね。

:そう!結局のところ「私がこの仕組みを作るのにかかった時間よりも作業時間を圧縮できるかどうか」というラインは毎回見極めてから取り掛かるようにしていましたね。いくらシステムがやってくれるからといって独自ルールで仕組み化しすぎると、実現するためにコストがかかってしまう。でも実作業は少ししか短縮されていない。それじゃ本末転倒だなって。

でもこんなことを言いつつも、つい楽しくなって複雑なものを作りたくなっちゃうんですよね。仕組み化すること自体が結構好きだったみたいで。だからこそ手を動かす時はかなり自制しながらやっています。笑

:やっぱり仕組み化すること自体が好きだってポイントも、大事な要素なんですね。

話題を変えますが、Trelloに自動でカードを作成する仕組みのように、各チームが似たような仕組みをそれぞれ導入し始めると管理できなくなりそうで心配じゃないですか?

:確かにそれは懸念事項ではあるんですが、今は考えないほうが良いかなって思います。効果が見えにくい施策を始めたばかりの段階では、とにかく早く結果を確認したいんですよ。そこで足踏みするくらいなら、似たような仕組みが乱立したとしても早くPDCAを回すことに重きを置いたほうが、生産性向上に直結するんだと思うんですよね。それに各チームが必要になる仕組みであれば、それはもうZapierではなくプロダクトのいち機能として構築するべきだって判断もできると思うんです。

思わぬ効果も

:最近はZapierで仕組み化できないか考える過程で、チーム内の作業の動きを統一していく流れができてきているんですよ。

:業務の標準化、ということですね。作業の自動化を検討する前に標準化させるのは正しい流れですよ。自然に効果が出始めているってことです、素晴らしい!ぜひ広めてほしいです!

:広めるというのであれば、Zapierの事例紹介をまたやりたいですね!以前に比べると、より業務に近い事例を紹介できると思いますよ。やっぱり誰かがやっている事から着想を得るのが楽ですから。私も興味あります!

:なるほど上手いなぁ。玉を投げられました。笑
確かに定期的にやりたいですね。オフラインでもオンラインでも形式は問わず、社内の有効事例を共有して全体の生産性向上につなげていきたいです。企画します!

まとめ

:今回、Zapierというサービスを活用して従来の業務プロセスを改善された話を聞きましたが、実は様々な想いを持って効率化に取り組んでいることがわかりました。私自身もZapier道場を通して貢献できていたようで良かったです。

:最初、Zapierってバックオフィスのような事務系作業に活用されそうなイメージだったんですけど、大瀧さん達がビジネス側にも広めようとしてくれていたのが非常に嬉しかったです。Zapierを知らなかったら今でもTrelloのカードを手で1つずつ立てていると思います。笑

:しかし、ビジネス側のメンバーがZapierをここまで使いこなして業務プロセス改善をしているのは本当に関心しますよ。これってやっぱり学びの文化が強いってことなんですかね。

:うーん、そうですね。メンバー皆がそれぞれ成長しようとしていて、自分よりもできる人には何も臆せず聞きに行く、という面があると思います。誰かがやっていて良かったという施策は自分達でもとりあえずやってみる。やってみて良かったことはとりあえず広めてみる。こういった、知識や経験を自分だけのものにしない考え方を持っている人がたくさんいるからなんじゃないでしょうかね。

:今日一番のまとめを頂きました!笑
今回、Zapierを活用されているという話題を通じて、ビザスクの学びに対する姿勢や文化を感じ取ることができました。白石さん、本日は本当にありがとうございました。

:こちらこそ!ありがとうございました!

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