【10周年記念パーティー〜準備編〜】10年の感謝と未来への展望を込めた最高の場を目指して！運営委員12人、試行錯誤の記録
こんにちは、PRの志村です。
ビザスクは先日2023年10月30日でサービスリリース10周年を迎えました！！！
今回、10周年を記念して、日頃ビザスクをご利用いただいているクライアントの皆様、エキスパートの方々、その他お世話になっている関係者の皆様に感謝をお伝えするパーティーを開催しました！
コロナ禍だったということもあり、前回の5周年パーティーからなんと5年ぶりの対外的な大規模オフラインイベントとなりました。
各事業部から集まった12人の運営メンバーで、パーティー当日に向けて準備を進めてきました。ほとんどのメンバーがこのような社外の方をお迎えする大々的なリアルイベントは未経験で、皆様に楽しんでいただけるビザスクらしいパーティーとなるよう試行錯誤してきました。本記事では10月30日までの約半年間の道のりをお伝えします！
▼パーティー当日の様子はこちら！
3月、会場探しスタートでいきなり苦戦
まずは、今回のパーティーを統括する日本共同代表 宮崎さん（社内では通称みやゆうさん）、デザイナーチームリーダー 成田さん、PRチーム 小川さん・志村という4名の小規模なメンバーでキックオフが行われました。
大まかな規模感やコンセプトが決まっていく中で、私が仰せつかった大事な仕事”会場探し”。全部で250名程度の参加を見込んで相見積もりを取り、最適な会場を探すため奔走しました。立地や雰囲気、料理やドリンクなど、検討すべき要素は盛りだくさん...！
そんな中、知人にご紹介いただいた「コートヤード・マリオット銀座東武ホテル」さんの一番大きな会場がピッタリだということで、実際に下見に伺い決定しました。ここで出会ったホテルの担当の方には、パーティー当日まで本当に親切にご対応いただき感謝しきれません...！
6月、運営メンバー決定！いよいよ本格始動
会場が決定したところで、各事業部からメンバーを募って運営事務局としての活動がスタートしました！5周年を経験している古株メンバーから、今年の新卒まで個性豊かでやる気に溢れる12人が集結。
初回ミーティングでは、自己紹介から始まり、どんなパーティーにしていきたいかそれぞれの想いを共有しました。「リアルでしかできないことをしたい」「よりビザスクのファンになってもらいたい」「リブランディングしたブランドイメージに合ったかっこいい会にしたい」などなど...これらの議論を通じて、今回のパーティーのテーマは「Growth」に決まりました！これには”10年間で成長したビザスクのサービスや人、そしてこれからももっと成長していく未来を伝えたい”という運営メンバーの熱い想いが込められています。
今思い返すと当時思い描いていたイメージを自分たちなりにしっかり実現できていたように感じて胸熱です...！
実際の準備はチームに分かれて進めていったので、ここからは各チームごとの様子をお届けします。
約150名のゲストをご招待！招待客班
＜メンバー＞
ExpertGrowth室チームリーダー 兼 PF事業部 S1チーム
本間 美由記
PF事業部 S2チーム
松尾 祐佳
法人事業部 フィールドセールス
小泉 成史
クライアントの皆様と普段やり取りをする営業や、エキスパートに向けた施策を企画/実行するExpertGrowth室と連携して、ゲストの皆様へ招待状をお送りしたり、ご出席状況を管理するチームです。
普段はプロジェクトマネージャーとしてクライアントとエキスパートを繋ぐ役割を担う松尾さんに一言いただきます！
＜松尾さんコメント＞
ゲストの方々にとっては「今回の10周年記念パーティの存在」を一番最初に知る手段が、私たち招待客班が準備したご案内になるので、表現が適切か・伝える事柄に抜け漏れがないか等、時には緊張感のあるタスクを受け持つ班だったなと、振り返って感じました。
班には総監督・みやゆうさんにも入っていただき、5周年パーティーもご経験された本間さん、数あるタスクを爆速でこなしてくれるなるしくんとともに、とてもスムーズに準備を進めることができました…！改めてありがとうございました。
準備期間では、各部署の営業担当にも協力していただきながら、普段お世話になっている方からの「出席します！」のお返事がどんどん増えていくのを見ていたとき、ビザスクがこんなにも皆様から愛されるサービスなのだなと再実感したことがとても印象に残っています。当日、受付でいつもお世話になっているエキスパートやご活用企業の皆様と初めてリアルでお会いできたときの感動もひとしお。自分自身にとっても思い出深い10周年記念パーティとなりました。
パーティー全体を企画・運営！コンテンツ班
＜メンバー＞
PF事業部 S3チーム
奥井 春風
PF事業部 A1チーム
木村 雄太
CEO室 PRチーム
志村 茉由
コンテンツ班では、パーティーの開会から閉会までのムービー以外のコンテンツを企画・検討しました。全体の進行表を作成したり、セッションやプレゼンの内容を考えたり、音響・照明も決めなければなりません。
私もこのチームの一員として、何度も当日のシミュレーションをしましたが、次から次へと検討すべき事項が発覚して直前は嵐のような日々でした笑
今年度の新卒として入社した木村さんから、初めて事業部横断のプロジェクトに参加した感想を聞いてみましょう！
＜木村さんコメント＞
コンテンツ考案にあたって、チームで議論して精一杯考えた案でも、全体ミーティングで懸念点が見えてきて没案になるなど中々前に進まないこともありました。改めてゴールを「来て良かったと感じていただけるような場作り」に設定してコンテンツを再考し、社内外の方々のご協力のもとどんどんブラッシュアップしていきました！当日は”良いパーティーだった”とのお声をいただき、模索したからこそ喜びもひとしおでした。
また、コンテンツ考案だけでなく、コミュニケーション面でも学びがありました。新卒ならではというところではありますが、社内の他事業部の方に相談や依頼をする際に、前提や状況、何に困っていて何をして欲しいか等の伝え方一つをとっても工夫が必要で、初めは難しかったですが、今回の学びを次に活かしていきたいです！
ビザスク10年のあゆみと感謝、思いが伝わる一本を！ムービー班
CEO室 コミュニケーションデザインチームリーダー
成田 奈穂
CEO室 PRチームリーダー
小川 晶子
法人事業部 事業開発第一
和田エンデルレ俊明
クライアントやエキスパートの方々、CEO端羽さんそしてビザスク社員へのインタビュー撮影を行い、ビザスクの10年のあゆみと共に1本の記念ムービーを作成しました！外部の制作会社と協力しながら、メッセージや画像を吟味してより良いものを作ろうと日々議論を重ねました。
普段は営業としてお客様とやり取りをする和田さんに、どのように進めていったのかコメントをいただきます！
＜和田さんコメント＞
10周年パーティーが「これまでの成長への感謝、そして未来への期待感の醸成」をテーマにしていた中で、ムービー班としてもその両方を訴求できる動画を目指しておりました。当初は社員へのインタビューのみを想定していたのですが、「クライアント、エキスパートがいらっしゃらなければ、これまでの成長を語ることはできない」とチームで話し、急遽動画へのご主演をお願いすることになりました。動画にご出演いただいたお二人のコメントには、営業担当として感極まりましたし、パーティーでお話しした方にも「ビザスクを応援してるよ」とお声掛けいただき、非常に良いパーティーや動画にできたと振り返っております。
パーティーを盛り上げる素敵なデザインを！ノベルティ・装飾班
CEO室 コミュニケーションデザインチーム
丸本 真琴
法人事業部 reportチーム
小野澤 佑夏
会場には、垂れ幕やポップアップ、フォトスポットなど10周年のロゴマークをあしらった装飾を複数作成しました。特に、フォトスポットでは当日たくさんのお客様が素敵な記念写真を撮ってくださいました！！
また、お土産には、リブランディングしたロゴデザインを使用したタンブラー、ノート、ボールペン、ステッカーのノベルティグッズとカルチャーブックをお渡ししました。どんなデザイン・色味がいいか何度も相談して出来上がったグッズはこちら！
装飾・ノベルティのデザインを担当した丸本さんに一言いただきます！
＜丸本さんコメント＞
ビザスクからの感謝の気持ちをお伝えすること、サービスの成長を一緒にお祝いいただくためのおもてなしの場にふさわしい表現や会場準備はどのようなものか、パーティのご案内から当日に至るまでチームみんなで練り上げました。
また、リブランディング後のビザスクを改めて知っていただき、より身近に感じていただくことを大切にしたいと考えました。装飾やノベルティ作成においてのフルカラー表現は、アイテム選定や印刷方法において少々ハードルがあがりますが、こだわりを持って取り組みました。
会場で装飾や沢山並ぶノベルティを見て、10周年にふさわしい華やかな会場でお客様をお迎えできたことを、とても嬉しく誇らしく思いました。ご来場いただいた皆様、本当にありがとうございました。
10年に一度の記念の日だからこそ、妥協なくこだわり抜く
パーティーは、10年前にサービスをリリースしたまさにその日の10月30日に開催しました。10年に一度の節目の時に、対面でクライアントやエキスパートの方々にお会いできることを社員一同とても楽しみにしていました！
運営メンバーは、そのような社員の想いを胸に通常業務もありながら、できるだけゲストの方々に感謝が伝わり、ビザスクらしい素敵なパーティーにしたいと半年間こだわりぬいて準備を進めてきました。
それぞれが悩んだり苦労することもあったと思いますが、事業部横断で一つのプロジェクトに打ち込む機会からは、大きな学びや成長が得られ、それは普段の業務にも還元されていくと思います。私自身、パーティー直前はドキドキして眠れない日々でしたが、半年間で得られた力はとても大きく今後のPR業務で必ず活かせると感じています！
改めて本当にお疲れ様でした！！次の10年に向けて社員一同頑張っていきましょう！！